---

 

 

پيشگفتار

برادر و خواهر دانشجو

سلام بر شما

ضمن خوشامدگويي و ابراز خرسندي از حضور شما در حوزه نمايندگي علمي ج.ا.ايران در بریتانیاوایرلند اميدواريم با پشتوانه علم و ايمان كه به لطف حق تمامي شما عزيزان مزين به آنها هستيد در راه تعالي و كسب رضاي حضرت حق و خدمت به ملت عزيزمان موفق و سربلند باشيد.

اميدواريم بتوانيم گامي هرچند كوچك براي رضايت و زندگي بهتر شما در اينجا برداريم. دوست داريم و آرزو مي كنيم نمايندگي علمي دوست و ياور خوبي براي شما در اين سرزمين باشد و ما را در غربت , در هرحال و شرايطي , دوست و يار صميمي خود بدانيد.

نوشتار حاضر را به عنوان راهنماي تحصيلي دانشجويان و براي ياري رساندن به انجام امور اداري به شما عزيزان تقديم مي نماييم. جزوه حاضر راهنماي انجام امور اداري دانشجو از بدو ورود به بریتانیاو نيز آغاز تحصيل تا مراحل نهايي آن است و به گونه اي تنظيم گرديده تا بتواند در تمامي زمينه هاي مورد نياز شما كارآمد و مفيد واقع شود.

اميد است با استفاده بهينه , اين نوشتار مجموعه مفيدي در تسريع و تسهيل نيازهاي آموزشي ، مالي و اداري شما در طول تحصيل باشد.

در عين حال در هر مورد كه نياز به اطلاعات بيشتري داشتيد با ما تماس حاصل فرمائيد.

 

 

مقدمه

نمايندگي علمي جمهوري اسلامي ايران در چهارچوب قانون اعزام دانشجو و اهداف و سياست هاي وزارتين "علوم، تحقيقات و فناوري" و "بهداشت، درمان و آموزش پزشكي" تشكيل گرديده و داراي وظايف زير مي باشد :

1-     وظايف مربوط به امور دانشجويان

2-     وظايف مربوط به مطالعات و تحقيقات

3-     وظايف مربوط به امور گسترش و توسعه ارتباطات و همكاري هاي بين الملل ايران و خارج

 

فعاليت هاي امور دانشجويان را مي توان به دو بخش پشتيباني و آموزشي تقسيم كرد.

الف) امور پشتيباني

امور پشتيباني شامل بخش هاي زير است :

·    فعاليت هاي امور مالي شامل شهريه، مقرري، كمك و وام، بليط، تمديد بورس، هزينه رساله، كتاب و ...

·    فعاليت هاي اداري مربوط به تشكيل پرونده، ثبت نام دانشجويان، مراوده و هماهنگي با دانشگاهها، هماهنگي هاي مربوط به مسافرت هاي دانشجويان، مكاتبات با دانشگاهها، اساتيد، صدور گواهي هاي تحصيلي، پيگيري امور تمديد ويزا.

·    فعاليت هاي مربوط به خدمات دانشجويان در زمينه اموري مانند بهداشت و درمان، حوادث و مشكلات اجتماعي و خدمات فرهنگي شامل برگزاري مراسم، اردوهاي فرهنگي، نشست هاي علمي و فرهنگي و ...

ب) امور آموزشي

1-ب) پيگيري امور پذيرش تا مرحله ثبت نام در دانشگاه (تغيير دانشگاه و تغيير استاد و ...)

2-ب) بررسي و پيگيري زبان انگليسي

3-ب) امور علمي

در بخش علمي با اهداف زير به پيگيري امور علمي دانشجويان و توسعه و تقويت روابط علمي بين دو كشور مي پردازد :

§    شناسايي استعدادها، امكانات، قابليت ها و زمينه هاي ارتباط علمي ايران با نهادها و مؤسسات علمي و پژوهشي غرب در رشته هاي علمي مختلف و زمينه هاي مورد نياز كشور.

§    شناخت ميزان و زمينه هاي بالفعل و بالقوه مشاركت ايرانيان (داخل و خارج كشور) در انجام و اجراي طرح هاي علمي و پيشبرد فناوری در خارج از كشور.

§    شناخت ميزان و نحوه و زمينه مشاركت و سرمايه گذاري غير ايرانيان در زمينه علم و پژوهش در ايران و يا درباره ايران.

§    شناخت مدل ها و اشكال ممكن ارتباطات علمي و تحقيقي ميان ايران و كشورهاي ديگر.

§    تشكيل انواع بانك هاي اطلاعاتي در تمام زمينه هاي مورد نياز در ارتباطات علمي و تحقيقي كشور مانند : مراكز علمي و پژوهشي، محققان و استادان علاقه مند و مرتبط با نيازهاي علمي و پژوهشي ايران, آمار و اطلاعات مربوط به دانشجويان، رساله دكتري، پروژه هاي تحقيقاتي و ... مربوط و مناسب ايران و ...

§    بررسي قوانين حقوقي و اجرايي براي تسهيل مراودات علمي بخصوص مشاركت و سرمايه گذاري خارجي ها در زمينه هاي علمي در ايران.

 

 

§    شناسايي نهادها و مؤسسات ايراني كه با كشورهاي خارجي ارتباطات علمي دارند، به منظور ايجاد وحدت رويه و ارتباطات و همكاري ميان مؤسسات براي انجام تحقيقات و ارائه خدمات علمي و اطلاعاتي به آنها.

 

اين نيازها را مي توان در چهار محور اصلي زير طبقه بندي كرد :

§        مطالعات سياست پژوهشي ارتباطات بين المللي علمي، تحقيقاتي و فناوري.

§        مطالعات سنجش و ارزيابي ارتباطات بين المللي علمي، تحقيقاتي و فناوري.

§        مطالعه داده پردازي اطلاعات.

§        مطالعات فرهنگي.

در زمينه هاي فوق, نمايندگي فعاليت هايي را انجام و يا در دست اقدام دارد و در اين رابطه از پيشنهادات، طرح ها و همكاري دانشجويان استقبال مي كند و خاطرنشان مي سازد براساس قانون اعزام و باتوجه به وظايف و مسئوليت هاي محوله مقرر شده است علاوه بر نظارت بر امور علمي و آموزشي دانشجويان، كليه ارتباط هاي اداري، مالي و پشتيباني از طريق دفاتر نمايندگي علمي انجام شود. بنابراين آگاهي از مقررات و توجه به آنها در تسهيل امور شما مؤثر خواهد بود.

 

 

 

 

 

 

 

 

نمايندگي علمي ج.ا.ا. در محل كنسولگري ج.ا.ا مستقر است و امكانات ارتباطات با دفتر به شرح زير است :

 

-       پست الكترونيكي

باتوجه به سرعت و كارآيي پست الكترونيكي ترجيحاً از اين طريق با ما در تماس باشيد. نشاني هاي پست الكترونيكي به شرح زير اعلام مي شود :

 

 

 

ضمناً كليه اطلاعيه هاي عمومي, بخشنامه ها, آگهي برگزاري گردهمايي علمي و غيره را مي توانيد روي صفحه وب به نشاني زير مشاهده فرمائيد :

http://www.iran-student.net

 

-       نامه نگاري

براي ارسال درخواست كتبي خود با نشاني زير مكاتبه نمائيد :

Dr Salehi

Education Department

50 Kensington Court

London

W8 5DB

 

توجه : به منظور حفظ ارتباط متقابل انتظار دارد در زمان تغيير نشاني و يا شماره تلفن مراتب را از طريق نامه يا پست الكترونيكي به ما اطلاع دهيد. همچنين در زمان ارسال مداركي همچون گذرنامه و يا مداركي كه لازم است به شما برگشت داده شوند حتماً از پست سفارشي استفاده نمائيد و يك پاكت آدرس دار جهت برگشت آن ضميمه فرمائيد. درخواست اين پاكت به خاطر اطمينان از بازگشت سريع مدارك به شما مي باشد.

-       مراجعه حضوري

دفتر نمايندگي علمي ج.ا.ا براي پذيرش مراجعه كنندگان از ساعت 9 صبح تا  12ظهر و 14 تا 17 بعدازظهر روزهاي دوشنبه تا جمعه در خدمت شماست. درصورتيكه متقاضي ملاقات حضوري با نماينده علمي يا همكاران مي باشيد پيشنهاد مي شود طي تماس قبلي ملاقات خود را هماهنگ نمائيد.

مجدداً يادآور مي شويم باتوجه به سهولت و سرعت ايجاد ارتباط با استفاده از پست الكترونيكي اين امكان را فراهم آوريد تا همكاران واحد دانشجويي بهتر و بيشتر در خدمت شما باشند.

ضمناً باتوجه به حجم مكاتبات براي دريافت پاسخ زمان مناسبي را اختصاص دهيد هرچند همكاران در نمايندگي تلاش مي كنند در كوتاهترين زمان ممكن به شما پاسخ دهند.

 

1-    تشكيل پرونده

1-1- پرسشنامه تشكيل پرونده

اولين اقدام لازم براي اعلام حضور شما دربریتانیا تشكيل پرونده در واحد دانشجويي مستقر در كنسولگري جمهوري اسلامي ايران _لندن است. براي تشكيل پرونده لازم است ورود خود را بوسیله پست الکترونیکی یا به صورت كتبي به نماینده علمی به آدرس الکترونیکی asalehi@iran-student.net ویا  به نشاني كنسولگري ج.ا.ا اطلاع دهيد.

پس از اعلام شما مداركي براي آگاهي شما و نيز تكميل پرونده برايتان ارسال خواهد شد. سپاسگزار خواهيم شد اگر با دقت، پاكيزگي و روشني آنها را مطالعه، تكميل و به همراه مدارك كامل درخواست شده و يك قطعه عكس جديد 4*6 ارسال فرمائيد.

درج تلفن مستقيم، تلفن همراه خود و محل مسكوني و دانشگاه را فراموش نفرمائيد.

ضمناً پرسشنامه هاي تشكيل پرونده در Homepage نمايندگي علمي موجود است كه درصورت تمايل مي توانيد برگ ها را از نشاني زير دريافت و پس از تكميل به آدرس امور دانشجويي ارسال فرمائيد.

 

www.iran-student.com

ضمناً ضروريست كه اطلاعات خود را در سايت الكترونيكي نيز ارائه نمائيد. در اين خصوص به نشاني زير مراجعه و اطلاعات خود را تكميل كنيد :

www.iran-student.com

توجه فرمائيد كه بخشي از اطلاعات ارسالي براي امور كنسولي شامل گذرنامه، شناسنامه، وكالتنامه، درج مهر خروج از كشور و ... نگهداري مي شود و برخي از فرم ها نيز براي پيگيري امور مالي و اداري و شهريه دانشگاهي در نمايندگي علمي مورد استفاده قرار مي گيرد. لذا صبر و حوصله شما در تكميل كليه فرم ها و ارائه كليه اطلاعات درخواستي به تسهيل امور آتي شما كمك مي نمايد.

 

2-1- فرم درخواست مشخصات استاد

مشخصات استاد راهنما شامل عنوان (پروفسور، دكتر يا ...) و نشاني دانشكده را در برگ درخواستي تكميل كنيد تا در مكاتبات سرپرستي مورد استفاده قرار گيرد. درخواست نوع مذهب در اين فرم جهت ارتباط با ايشان در اعياد و مناسبت هاي مذهبي است.

 

3-1- برگ مشخصات حساب بانكي

مشخصات بانكي شما شامل شماره حساب، آدرس شعبه و Sort-code (شماره مشخصه شعبه) مي باشد. از آنجا كه مشخصات بانكي شما به كليه واحدهاي مالي و ارزي مربوط اعلام خواهد شد, تغيير احتمالي شماره حساب در مراحل مالي و اداري موجب مشكلاتي خواهد شد كه نتيجه آن در اولين مرحله تأخير در دريافت مقرري شماست. بنابراين خواهشمند است پس از اطمينان كامل حساب بانكي خود را اعلام كنيد و درصورت تغييرات احتمالي به سرعت بخش مالي نمايندگي علمي را كتباً مطلع فرمائيد.

 

4-1- تصوير گذرنامه

تصوير كليه صفحات نوشته شده گذرنامه خود و خانواده را در قطع A4 ارسال نماييد. دقت فرمائيد تا صفحه ممهور به مهر خروج از ايران و ورودبه بریتانیافراموش نشود. منظور از مهر خروج از كشور مُهري است كه نشان دهنده تاريخ خروج شما از ايران است. چنانچه خانواده شما پس از مدتي به بریتانیاخواهند آمد به محض ورود آنان نسبت به ارسال تصوير گذرنامه آنان اقدام كنيد. از آنجا كه برقراري مقرري حق تكفل شما در گرو دريافت تصوير گذرنامه خانواده و ارسال آنها به ايران مي باشد سرعت و دقت در اين اقدام ضروريست.

5-1- برگ ثبت نام دوره زبان

چنانچه در حكم راتبه جنابعالي, مجوز فراگيري دوره زبان انگليسي منظور شده است مي توانيد حداكثر تا مدت سه ماه از كلاس زبان استفاده كنيد. در اين صورت گواهي شركت در كلاس زبان با قيد تاريخ شروع به تحصيل (روز، ماه و سال) و مبلغ شهريه را از مؤسسه آموزش زبان دريافت و به دفتر نمايندگي ارسال كنيد. استحضار داريد كه فراگيري دوره زبان پيش از شروع دوره اصلي دانشگاه صورت مي پذيرد و براساس قوانين موجود تحصيل همزمان و پرداخت دو شهريه تمام وقت در يك زمان ميسّر نمي باشد.

باتوجه به نقش تعيين كننده تسلط بر زبان انگليسي در تحصيلات دوره دكتري ضروريست در پايان دوره آموزش زبان در امتحان IELTS شركت كنيد. نمره حداقل 5/6 براي ادامه دوره تحصيل ضروريست. هرچند بعضي از دانشگاه ها براي رشته هاي علوم انساني حداقل نمره 7 را طلب مي كنند.

توجه فرمائيد حتي اگر براي پذيرش شما شرط حداقل نمره اعلام ننمايند و شما را بدون شرط بپذيرند, اخذ حداقل 5/6 براي ثبت نام در دوره تحصيل ضروريست.

درصورتي كه كلاس زبان محل تحصيل شما امتحان مذكور را برگزار نمي كند ضمن هماهنگي با مسئولين كلاس از آنها درخواست كنيد تا نتيجه آزمون خاص كلاس خود را با آزمون IELTS معادل سازي كنند و نمره شما را براساس معادل اعلام نمايند.

بديهي است ثبت نام در دوره اصلي منوط به كسب نمره قابل قبول و صدور گواهي پشتيباني مالي از طرف اين نمايندگي است.

 

6-1- برگ ثبت نام و صورتحساب شهريه

در آغاز هر سال تحصيلي دو نسخه اصل گواهي ثبت نام با تاريخ شروع دوره (روز، ماه و سال) مبلغ شهريه مقطع تحصيلي (Mphil يا PhD) تهيه و ارسال كنيد. صورتحساب (Invoice) شهريه هايي كه توسط دانشگاه ها ارسال مي شوند, فاقد اطلاعات لازمند و به موجب مقررات وزارتين و بانك مركزي براي پرداخت شهريه معتبر نيستند. مشاركت شما در راهنمايي مسئولين ثبت نام و ارسال صورتحساب مناسب, راهگشا خواهد بود.

دانشجويان راتبه گير وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي كه براساس پذيرش اوليه و مقررات جاري وزارت متبوع موظف به گذراندن شش ماه دوره كلاس هاي كارشناسي ارشـد مي باشند توجه فرمايند كه اين كلاس ها مي بايد در سال اول تحصيل و قبل از شروع دوره دكتري گذرانده شود. ضمناً ضروريست تا در گواهي ثبت نام شش ماهه اول دانشگاه گذراندن كلاس هاي دوره شش ماهه در سطح كارشناسي ارشد ذكر شود.

چنانچه تحصيل خود را از ابتداي سال تحصيلي (اكتبر) شروع نكرده ايد صلاح است تا مبلغ شهريه براي دوره تحصيلي باقيمانده _ و نه تمامي سال _ ذكر شود. به عنوان نمونه اگر در آوريل شروع به تحصيل مي كنيد گواهي ثبت نام با مبلغ شهريه براي دوره آوريل تا سپتامبر همان سال را تهيه فرمائيد.

بديهي است ارسال به موقع و سريع صورتحساب شهريه با مشخصات ياد شده در بالا در تسريع امور اداري و پرداخت شهريه شما در موعد مقرر مؤثر خواهد بود و از ايجاد تنش هاي احتمالي در محيط دانشگاه شما جلوگيري خواهد كرد. پرداخت شهريه حداقل چهار ماه زمان نياز خواهد داشت.

خاطرنشان مي سازد از آنجا كه طبق مقررات موجود پرداخت مقرري زندگي شما از زمان اشتغال به تحصيل (و نه ورود به بریتانیا) محاسبه و پرداخت مي شود ذكر تاريخ دقيق شروع به تحصيل در صورتحساب و گواهي ثبت نام ضروري است. چنانچه پرداخت Bench Fee  در پذيرش اوليه شما منظور شده باشد, ضروريست ميزان آن به همراه شهريه سالانه در نسخه اصلي گواهي ثبت نام درج شود. درصورتيكه پرداخت B.F در پذيرش اوليه به تصويب سازمان بورس دهنده نرسيده باشد پرداخت اين مبلغ ميسّر نخواهد بود.

لازم به تذكر است براي دوره دكتري حداكثر سه شهريه كامل قابل پرداخت خواهد بود. لذا چنانچه تحصيل خود را در ميانه سال تحصيلي شروع مي كنيد آخرين شهريه تا زمان تكميل سه سال تحصيلي قابل تأييد و پرداخت است. پس از پرداخت سه شهريه كامل دوره دكتري يك نوبت شهريه براي دوره نوشتن رساله نيز قابل پرداخت خواهد بود.

 

7-1- لاشه بليط هواپيما

چنانچه كليه مسيرهاي نوشته شده در بليط را استفاده كرده ايد لاشه بليط را برگردانيد تا به ايران ارسال شود.

 

8-1 – تغییردانشگاه ، استاد راهنما ، رشته تحصیلی ، کشور محل تحصیل

   دانشجویان بورسیه مجاز به تغییر رشته, دانشگاه یا کشور محل تحصیل خود نیستند مگر در موارد ضروری بنا به تشخیص نماینده علمی و موافقت اداره کل بورس و موسسه بورس دهنده، اگز چنانچه به هر علت مجبور به تغییری در این خصوص شدید  فرم مربوطه  را که در سایت نمایندگی قابل دسترسی می باشد  به همراه  پذیرش جدید ، CV  کامل استاد راهنمای جدید برای نمایندگی ارسال نموده تا برای بررسی نهائی به ایران  فرستاده شود خاطر نشان می سازد  دانشجویان بورسیه موظفند در همان مدت قید شده در حکم بورس دوره خود را به اتمام برسانند.

 

2-    پرداخت مقرري هزينه زندگي

محاسبه پرداخت هزينه زندگي دانشجويان مستقيماً توسط واحد مالي وزارتخانه هايي كه دانشجويان را اعزام مي كنند صورت مي گيرد و از زمان آغاز تحصيل (يا شروع به فراگيري زبان انگليسي در مواردي كه مجوز آن در حكم راتبه فارسي مشخص شده است) _ و نه تاريخ ورود به بریتانیا_ قابل پرداخت خواهد بود.

پس از پرداخت اولين مقرري به دانشجويان اعزامي كه اغلب به صورت چهارماهه و در ايران صورت مي پذيرد مقرري هاي بعدي مستقيماً به حساب بانـكي دانشجـو در بریتانیا واريــز مي شود. براساس مقررات جاري بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران مقرري ارزي دانشجويان در محدوده شش ماهه اول و دوم هر سال شمسي محاسبه و پرداخت مي شود. به عنوان نمونه چنانچه تاريخ شروع به تحصيل شما 1/7/82 باشد و مقرري 4 ماهه اول از ايران دريافت كرده باشيد مقرري بعدي شما به مدت دو ماه (از 1/11/84 تا 29/12/84) پرداخت خواهد شد. پس از آن مقرري زندگي معمولاً براي شش ماهه اول در خرداد ماه و شش ماهه دوم سال در آذرماه پرداخت خواهد شد.

لازم به توضيح است براساس مقررات جاري وزارت علوم، تحقيقات و فناوري مقرري چهارماهه اول درصورتيكه خانواده دانشجو همزمان با او به بریتانیاعزيمت كنند و يا حداكثر با فاصله دو ماه پس از خروج دانشجو از كشور به ايشان ملحق شوند به صورت كامل و با احتساب حق تأهل و تكفل پرداخت خواهد شد. در غير اين صورت مقرري زندگي تا زمان پيوستن خانواده به دانشجو در محل تحصيل به صورت مجردي و پس از آن به صورت متأهلي محاسبه و پرداخت خواهد شد.

چنانچه در مورد پرداخت مقرري ارزي با مشكلي روبرو شديد موارد را كتباً اعلام داريد تا پس از بررسي نسبت به انتقال موضوع به ايران اقدام مقتضي صورت پذيرد.

 

3-    گزارش هاي علمي شش ماهه

در راستاي بررسي روند تحصيلي دانشجويان محترم, گزارش علمی ارائه شده توسط دانشگاهها به دانشجويان, امكان استفاده از راهنمايي هاي تحصيلي مشاورين محترم علمي, امكان پيشگيري از بروز مشكلات تحصيلي را فراهم می نمايد. همچنين براساس آئين نامه بورس و اعزام, ارسال گزارش علمي به فاصله هر شش ماه يك بار الزاميست.

ترتيبي اتخاذ شده است تا فرم گزارش علمي از طريق اينترنت قابل دسترسي و تكميل باشد. در اين خصوص به نشاني زير مراجعه نمائيد :

www.iran-student.com

 

 درصورتي كه در ارسال گزارش علمي خود با مشكلي روبرو شديد خواهشمند است مشكل خود را از طريق پست الكترونيكي با ما در ميان گذاريد.

راتبه گيران وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي، پس از شش ماهه اول تحصيل و خاتمه كلاس هاي دوره آموزشي MSc، مي بايد ضمن ارائه گزارش از كلاس هاي دوره شش ماهه , نتيجه امتحانات دروسي را كه گذرانده اند اعلام كنند.

لازم است به گونه اي مناسب به استاد راهنماي خود يادآور شويد كه هر شش ماه يك بار گزارشي از آخرين شرايط علمي شما و برنامه ريزي آينده به نمايندگي ارسال كند. درصورتي كه استاد راهنماي شما مايل به درخواست كتبي نمايندگي در اين مورد است و يا خود به هر دليل ترجيح مي دهد كه درخواست از طرف ما باشد موارد را با واحد علمي نمايندگي در ميان گذاريد تا نسبت به مكاتبه با استاد راهنما اقدام شود.

 

4-    گردآوري داده هاي تحقيق در ايران

در مواردي كه دانشجو موضوع رساله خود را به نحوي به كشورمان مرتبط سازد و لازم باشد تا بخشي از پژوهش خود را در جمهوري اسلامي ايران انجام دهد، عنايت به موضوعات زير راهگشا خواهد بود:

1-     از ابتداي كار لازم است موضوع پژوهش به تصويب سازمان يا وزارتخانه اعزام كننده دانشجو و سازماني كه ارائه كننده اطلاعات در مورد موضوع تحقيق است، برسد.

2-     درصورتي كه موضوع پژوهش و لزوم سفر دانشجو براي گردآوري داده ها به ايران مورد تأييد استاد راهنما، نمايندگي علمي درانگلستان و ایرلند و مشاور علمي ذیربط در وزارت متبوع باشد، دانشجو مي تواند در طول تحصيل خود حداكثر دو بار و هر بار به مدت سه ماه (در مجموع شش ماه در طول دوره) ، به كشورمان مسافرت كند. مقرری ارزی دانشجو در طول مدت اقامت در ایران مشروط به اخذ موافقت دانشگاه محل تحصیل مبنی بر حذف شهریه دانشگاهی درزمان جمع آوری اطلاعات قابل پرداخت می باشد.

3-     پرداخت كليه هزينه هاي مربوط به گردآوري اطلاعات از جمله خريد بليت هواپيما به عهده دانشجو خواهد بود.

 

 

5-    انتقال از Mphil به PhD

درصورتي كه پذيرش اوليه دانشگاه به صورت Mphil/PhD صادر شده باشد، انتظار مي رود تا در پايان سال اول تحصيل انتقال از مرحله Mphil به PhD انجام شود. پيشنهاد مي شود در سال اول تحصيل و به هنگام تصويب برنامه زمانبندي تحصيل خود با استاد راهنما، تاريخ انتقال را مشخص فرمائيد و به گونه اي اقدام كنيد كه در چهارچوب زمان مشخص شده گزارش انتقال به دانشگاه ارائه شود. خواهشمند است پس از انتقال گواهي را كه توسط دانشگاه صادر مي شود به دفتر نمايندگي علمي ارسال كنيد و به اين موضوع نيز عنايت فرمائيد تا در گواهي ثبت نام بعدي شما نيز دانشگاه شما را به عنوان دانشجوي PhD اعلام كند.

باتوجه به مقررات جاري , پرداخت شهريه سال دوم دانشگاه منوط به انتقال به مرحله دكتري مي باشد. درصورتي كه در اين مورد با مشكلي روبرو هستيد موارد را با ما در ميان گذاريد.

 

6-    گواهي پشتيباني مالي

گاه براي امور اداري و يا تمديد اجازه اقامت در بریتانیا، نيازمند گواهي پشتيباني مالي خواهيد بود. در اين صورت ضمن ارسال درخواست خود، کپی گذرنامه خود و همسر، نامه استاد راهنما در خصوص وضعیت علمی شما و يك پاكت نشاني دار نيز ارسال فرمائيد. بديهي است صدور نامه پشتيباني مالي از دانشجو پس از گذراندن موفقيت آميز دوره زبان و در محدوده زماني مدت اعتبار راتبه دانشجويان ميسّر خواهد بود.

شايان توجه است كه تمديد اجازه اقامت دانشجويان راتبه گير دربریتانیا، مشروط به ارائه گواهي لازم از واحد دانشجويي سفارت جمهوري اسلامي ايران است. به منظور اجتناب از بروز مشكلات احتمالي در اداره اقامت اين كشور، لطفاً يك ماه پيش از اتمام اجازه اقامت نسبت به دريافت گواهي مربوط از واحد دانشجويي اقدام فرمائيد. براساس مقررات جديد وزارت كشور بریتانیا, دانشجويان موظفند يك ماه قبل از اتمام مهلت رواديد، براي تمديد آن اقدام كنند.

براساس دستورالعمل هاي موجود و نيز مقررات جاري اداره مهاجرت و اتباع خارجه بریتانیا، دانشجوياني كه در شش ماهه آخر دوره راتبه اند، يا مهلت زمان راتبه آنان به پايان رسيده است، لازم است به همراه درخواست خود نامه اي از استاد راهنما درخصوص زمان ارائه رساله و تاريخ تقريبي دفاع و خاتمه تحصيل ارسال كنند تا دفتر نمايندگي ضمن هماهنگي با سازمان يا وزارتخانه اعزام كننده دانشجو درخصوص تمديد اجازه اقامت اقدام كند.

ضمناً وزارت اتباع كشور بریتانیا ازآوریل  سال 2005 براي تمديد اجازه اقامت, هزينه اي معادل 255 پوند درصورت ارائه پستي درخواست و 500 پوند درصورت مراجعه حضوري دريافت مي كند.

 

7-    حق تكفل فرزند جديد

درصورتي كه خداوند متعال، درحين تحصيل, فرزندي به دانشجو عطا فرمايد، براي درخواست حق تكفل فرزند جديد لازم است دانشجو درخواست كتبي خود به همراه تصوير شناسنامه فرزند را به امور دانشجويي ارسال نمايد. درصورتي كه شناسنامه ايراني فرزند صادر نشده است اصل شناسنامه انگليسي كه مؤيد مشخصات پدر و مادر و تاريخ دقيق تولد فـرزند باشـد نيـز مي تواند مورد استفاده قرار گيرد. مدارك ياد شده به وزارت يا سازمان راتبه دهنده ارسال و براساس مقررات جاري هر سازمان نسبت به پرداخت حق تكفل فرزند جديد اقدام خواهد شد.

خاطرنشان مي سازد درصورتي كه فرزند شما پس از پايان مهلت راتبه متولد شود متأسفانه مقرري زندگي به او تعلق نخواهد گرفت.

 

 

8-    تأييد گواهي تحصيلي

چنانچه براي امور اداري به تأييد گواهي تحصيلي توسط نمايندگي جمهوري اسلامي ايران در لندن نياز باشد موارد زير بايد مورد توجه قرار گيرد :

1-8- يك نسخه گواهي اصل با امضاء مسئول مربوط و يا مهر دانشگاه تهيه و ارسال شود.

2-8- از تاريخ صدور گواهي حداكثر سه ماه گذشته باشد.

در عين حال تأييد گواهي تحصيلي براساس ضوابط و معيارهاي وزارت امور خارجه كشورمان صورت خواهد گرفت و تشخيص نهايي قابليت تأييد گواهي هاي صادره با كارشناسان مربوط خواهد بود.

 

9-    تحصيل همسران دانشجويان

درصورتي كه همسر دانشجو مايل به ادامه تحصيل در مقطع دكتري در بریتانیاوایرلند باشد امكاناتي براي ارائه تسهيلات ارزي توسط وزارتين درنظر گرفته شده است.

براي بررسي ارائه اين امكانات ضروريست پذيرش از دانشگاه معتبر، سوابق تحصيلات دوره پيشين به همراه درخواست دانشجو به سرپرستي دانشجويان ارائه شود. بديهي است اخذ تصميم نهايي در اين مورد به عهده وزارتين خواهد بود. خاطرنشان مي سازد براي بررسي درخواست بورسيه همراه لازمست يكي از دانشگاه ها يا نهادها و سازمان هايي كه حاضر به پرداخت شهريه متقاضي است اعلام نياز نمايد. در غير اينصورت به اين نوع درخواست ها ترتيب اثري داده نخواهد شد.

باتوجه به اينكه يكي از مقررات اعطاي راتبه همراه, نداشتن بيش از شش ماهه اختلاف در زمان شروع به تحصيل همسران است پيشنهاد مي شود در اولين فرصت ممكن پيگير اين مسئله باشيد.

خاطرنشان مي سازد به موجب موافقت وزير علوم، تحقيقات و فناوري و وزارت بهداشت مقرري زندگي دانشجوياني كه همسر آنان با هزينه شخصي به تحصيل مشغولند به ميزان هفتاد و پنج درصد پرداخت مي شود. در اين صورت ضروريست گواهي دانشگاه محل تحصيل همسر محترمتان مبني بر سال، دوره و مقطع تحصيلي را به نمايندگي علمي ارسال فرمائيد تا نسبت به انتقال موضوع به وزارت متبوع اقدام شود.

 

10-           سفر مياندوره اي دانشجويان به ايران

زمان مناسب براي سفر مياندوره به ايران سال دوم تحصيل و پس از انتقال از Mphil به PhD مي باشد. پيشنهاد مي شود مؤكداً قبل از انتقال به PhD از سفر به ايران و قطع مستمر روند تحصيل خودداري فرمائيد. در اين خصوص ضروري است تا تاريخ سفر را با استاد راهنما نيز هماهنگ سازيد.

قبل از اقدام به سفر نسبت به دريافت مهر خروج از كشور اقدام فرمائيد.

مقررات صدور مهر خروج از كشور دانشجويان شاغل به تحصيل راتبه گير بدين قرار است :

1-10- براي دانشجو مهر خروج به مدت يك ماه و همراهان ايشان به مدت دو ماه در هر سال صادر مي شود. درصورتيكه دانشجويان يا همراهان بيش از مدت مذكور خارج از محل تحصيل خود باشند مقرري ارزي ايشان متعاقباً كسر و احتمالاً به صورت ريالي قابل پرداخت است. لازم به توضيح است پرداخت مقرري ريالي معادل مقرري دانشجويان راتبه گير داخل كشور محاسبه مي گردد.

2-10- براساس قوانين موجود در شش ماه اول و آخر مهلت راتبه متأسفانه امكان صدور مهر خروج ميسّر نيست.

3-10- براي درج مهر خروج از كشور در گذرنامه، خواهشمند است حداكثر دو هفته قبل از سفر به ايران ، درخواست خود با ذكر تاريخ دقيق سفرشما و خانواده  به همراه نامه استاد راهنما مبنی بر رضایت ایشان برای سفر شما و همچنین  گذرنامه ها را، توسط پست سفارشي به كنسولگري جمهوري اسلامي ايران در لندن ارسال كنيد. براي بازگشت مدارك ارسالي، پاكت سفارشي پيوست فرمائيد.

چنانچه شخصاً به اين نمايندگي مراجعه مي نمائيد، زمان دريافت مدارك پيش از ساعت 12 ظهر و تحويل مدارك به شما تا ساعت 4 بعدازظهر همان روز خواهد بود.

4-10- صدور مهر خروج دانشجوياني كه براي كار تحقيق به ايران عزيمت مي كنند با بررسي خاص نماينده علمي با هماهنگي وزارتين صورت مي گيرد.

 

11.            هزينه بليت سفر مياندوره

براساس مقررات موجود مجوز سفر مياندوره دانشجويان پس از هماهنگي با نمايندگي علمي در سال دوم تحصيل صادر مي شود. سپس دانشجو مي تواند پس از بازگشت, با ارائه لاشه بليت به نمايندگي علمي نسبت به دريافت هزينه بليت اقدام كند. پيشنهاد مي شود براي اطمينان لاشه بليت ها را با پست سفارشي به دفتر نمايندگي علمي ارسال كنيد.

 

12.            هزينه كتاب

براساس مقررات بورس و اعزام, دانشجو درمحدوده دوران بورس سالانه مبلغي معادل 200 دلار دريافت می نمايد. (حداكثر تا 600 دلار براي دوره دكتري براي هزينه كتاب به دانشجو پرداخت مي شود).

 

13.            هزينه تهيه رساله

براي پرداخت هزينه تهيه رساله در مقطع دكتري مبلغ 600 دلار و در مقطع فوق ليسانس مبلغ 400 دلار به دانشجو تعلق مي گيرد. اين مبلغ معـمولاً در پايان سـال آخر راتبـه پـرداخـت مي شود. لازم به يادآوري است كه پرداخت كليه موارد مالي از سوي اداره بورس و به صورت متمركز انجام مي شود.

 

14.                        تمديد مهلت راتبه

چنانچه تحصيل شما در مهلت مقرر شده توسط سازمان راتبه دهنده به پايان نمي رسد و نيازمند تمديد مهلت راتبه مي باشيد، پس از خاتمه كار عملي و در آستانه نوشتن رساله درخواست خود را به همراه نامه اي از استاد راهنما كه مؤيد فعاليت ها و آخرين شرايط تحصيلي شما، زمان ورود به مرحله نوشتن و پيش بيني زمان ارائه رساله باشد، به پيوست تصوير مقاله هاي انتشار يافته به سرپرستي دانشجويان ارسال داريد. درخواست شما پس از بررسي براي اخذ تصميم به اداره كل بورس و امور دانشجويان خارج ارسال خواهد شد. لازم به توضيح است باتوجه به محدوديت هاي ارزی  كشور و سياستهاي جاري وزارتين مهلت راتبه به صورت محدود و چند ماهه تمديد مي شود. لذا تلاش شما عزيزان در خاتمه به موضع تحصيل ضروريست.

وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي مرحله ارائه رساله را به عنوان شرط بررسي درخواست تمديد مهلت بورس درنظر دارد. موارد خاص در شوراي بورس بررسي و تصميم گيري مي شود.

 

15.            دريافت تخفیف شهريه

براساس مقررات جاري وزارت علوم، تحقيقات و فناوري و وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي درصورتي كه به موجب فعاليت علمي دانشجو و يا تعلق بورس شهريه دانشگاهي كاهش يابد، نصف مبلغ تخفيف شهريه به دانشجو پرداخت خواهد شد. در اين راسـتا ضـروريست تا نامه اي از دانشگاه مؤيد موارد زير ارائه شود :

a.      اعلام كل مبلغ شهريه (بدون درنظر گرفتن تخفيف)

b.     اعلام مبلغ تخفيف يافته

c.     مبلغ باقيمانده كه مي بايد توسط وزارتين پرداخت شود.

d.     علت تخفيف شهريه

به عنوان نمونه چنانچه قبل از پايان سه سال كامل، وارد دوره نوشتن رساله شويد و دانشگاه شهريه تحصيلي را تا زمان خاتمه كار عملي محاسبه و درخواست نمايد، نصف مبلغ تخفيف شهريه به شما پرداخت خواهد شد.

16.            هزينه شركت در گردهمايي علمي

وزارت علوم، تحقيقات و فناوري

وزارت علوم، تحقيقات و فناوري هزينه بليت رفت و برگشت دانشجو براي ارائه مقاله در كنفرانس هاي بين المللي و معتبري كه در ايران برگزار مي شوند را براي يكبار در طول دوره مشروط به درج نام دانشگاه محل خدمت در ایران در بالای مقاله (affiliation) پرداخت مي كند، ولي براي شركت در كنفرانس ها و سمينارها در ساير كشورها وجهي پرداخت نمي نمايد. بلیط می بایستی توسط دانشجو تهیه و ضروريست اصل اسناد هزينه همچون لاشه بليت، رسيد هزينه ثبت نام و ... را به نمايندگي علمي ارائه تا پس از انتقال به وزارت متبوع نسبت به بازپرداخت آن به شما اقدام شود.

 

وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي

هزينه شركت در مجامع عمومي (كنفرانس ها _ سمينارها) خارج ازانگلستان و ایرلند تا سقف معادل 500 دلار و در انگلستان وایرلند سقف معادل 200 دلارمشروط به درج نام دانشگاه محل خدمت در ایران در بالای مقاله (affiliation) پرداخت مي شود.

بلیط می بایستی توسط دانشجو تهیه و ضروريست اصل اسناد هزينه همچون لاشه بليت، رسيد هزينه ثبت نام و ... را به نمايندگي علمي ارائه تا پس از انتقال به وزارت متبوع نسبت به بازپرداخت آن به شما اقدام شود.

 

17.            اقدامات ضروري پيش از بازگشت به كشور

 

1-17- درخواست بليط مراجعت به ايران

حداقل يكماه پيش از خاتمه نهايي تحصيل، درخواست كتبي خود را جهت صدور بليط مراجعت دائم با ذكر نام اعضاي خانواده و تصوير صفحات گذرنامه كه حاوي اطلاعات شناسنامه اي جهت ارائه به هواپيمايي براي ارسال بليت شما به اين نمايندگي ارسال فرمائيد. مجوز صدور بليت بازگشت شما و خانواده به دفتر هواپيمايي ج.ا.ا ايران اعلام خواهد شد و متعاقباً پس از تماس شما با دفتر هواپيمايي ج.ا.ا و تعيين تاريخ پرواز بليط ها به نشاني پستي شما ارسال خواهد شد.

 

2-17- تأييد گواهي خاتمه تحصيل

براي ارزيابي موقت مدرك دكتري، لازم است گواهي از رياست دپارتمان و يا اداره ثبت نام دانشگاه مبني بر اتمام تحصيل با ذكر تاريخ دفاع از رساله، تاريخ خاتمه تحصيل، گرايش و عنوان رساله دكتري به تأييد واحد دانشجويي برسد. مدرك اصلي كه معمولاً با فاصله چند ماهه اهداء مي شود، براي ارزيابي نهايي مورد نياز است. اين گواهي نيز مي بايد توسط كنسولگري ج.ا.ا تأييد شود.

درصورتي كه در هنگام صدور گواهي نهايي دكتري، دربریتانیاحضور نداريد مي توانيد با هماهنگي قبلي با دوستان درخواست كنيد كه گواهي پايان تحصيل شما از دانشگاه دريافت و به واحد دانشجويي كنسولگري ج.ا.ا ارسال شود و پس از تأييد نيز به نشاني پستي كه خودتان اعلام فرموده ايد ارسال گردد. لازم به توضيح است كه مقامات دانشگاه فقط با اجازه كتبي شما مي توانند مدرك تحصيلي شما را به شخص ديگري تحويل دهند.

 

3-17- دريافت گواهي تسويه حساب

باتوجه به تهيه بليط مراجعت دانشجويان از محل تنخواه گردان نزد سرپرستي، ارائه تسويه حساب پس از تحويل لاشه بليت ها به اداره كل بورس و امـور دانشـجـويان خـارج ضـروري مي باشد. لذا در حفظ و نگهداري لاشه بليط هاي مسير بازگشت به ايران دقت كنيد و آنان را به همكاران محترم اداره كل بورس و امور دانشجويان تحويل دهيد.

 

4-17- ارسال وسايل و محموله

چنانچه وسايل خود را از طريق شركت هاي حمل بار به ايران ارسال مي كنيد، اصل فاكتور با ذكر مبلغ پرداخت شده را به واحد دانشجويي ارسال داريد تا نسبت به تأييد آن اقدام شود. ارائه اين گواهي به اداره بورس و امور دانشجويان خارج براي امكان استفاده از تسهيلات لازم است.

پرداخت هزینه حمل بار به فارغ التحصیلان

وزارت علوم ، تحقیقات و فنآوری به دانشجوبانی که حداکثر سه ماه پس از پایان مهلت بورس و یا حداکثر سه ماه پس از فراغت از تحصیل به کشور مراجعت کنند، مبلغ پنج میلیون ریال بابت هزینه حمل بار پرداخت می کند، همچنین  به دانشجویانی که پس ازمهلت سه ماهه فوق  و تا حداکثر شش ماه پس از پایان مهلت بورس و یا حداکثر شش ماه پس از فراعت از تحصیل به کشور مراجعت کنند مبلغ سه میلیون ریال پرداخت خواهد کرد.

وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی به دانشجویانی که سه ماه پس از پایان مهلت بورس به ایران مراجعت نمایند سه میلیون ریال پرداخت خواهد کرد.

5-17- موراد مالي

چنانچه بخشي از مقرري زندگي و يا هزينه تهيه رساله را دريافت نداشته ايد، پيش از عزيمت به ايران حساب بانكي خود راباز نگهداريد تا پس از دريافت مبلغ فوق به حساب شما واريز شود.

لازم به ذكر است اطلاعات وارده در راهنماي موجود براساس آئين نامه هاي فعلي صورت پذيرفته است. هرگونه تغيير در آئين نامه ها، بخش نامه هاي واصله وزارتين و اطلاعيه هاي سرپرستي دانشجويان از طريق پست الكترونيكي به اطلاع عموم خواهد رسيد.

براي امور تمديد و تجديد گذرنامه شناسنامه وكالت و ... يا واحدهاي مربوطه در كنسولگري جمهوري اسلامي ايران_لندن تماس برقرار نمائيد. واحد دانشجويي خدماتي در اينگونه موارد ارائه نمي دهد.

 

اميدواريم اين مجموعه راهنماي مفيدي جهت امور اداري مربوط به شما عزيزان دانشجو در طول تحصيل باشد. بديهي است پيشنهادات و سؤالات شما را در تكميل اين مجموعه پذيرا مي باشيم.

 

جدول راهنماي سالانه انجام امور اداري و تحصيلي

 

 

^â منظور شماره سرفصل موضوع در نوشتار حاضر مي باشد.

 

 

شماره تلفن و نمابرهاي ضروري در لندن